MaxPA's logo

    Egenrapportering och Tidrapportering


    Att låta de anställda själva rapportera sin arbetade tid är ett smidigt sätt att underlätta löneadministrationen. I Maxpa finns olika sätt för de anställda att rapportera sin tid. Vid Egenrapportering har de anställda en bantad version av händelsebilden, där de exempelvis kan rapportera utlägg, milersättning eller arbetad tid för timanställda. Om ni arbetar i olika projekt är Tidrapportering att föredra då de anställda kan rapportera arbetat tid på olika projekt. Tidrapportering ger även en mer överskådlig bild över rapporteringen och passar därmed äver för er företag som inte arbetar på olika projekt. Ett annat sätt att rapportera tid på är stämpling i realtid, här kan de anställda stämpla både via webb/app samt via en fysisk stämpelklocka. Klicka HÄR om ni vill läsa mer om stämpling.

    Ni kan självklart kombinera de olika rapporteringsätten. I detta avsnitt kommer vi på ett enkelt sätt guida er genom tidrapporteringen i MaxPA


    Inställningar - egenrapportering och tidrapport

  • Första steget för att aktivera Egenrapportering och Tidrapportering är att gå till Inställningar > Tillägg, bocka i Tidrapportering, Egenrapportering samt Kontering, klicka sedan på Spara. Ni kan också bocka i Schema om ni vill använda er av vår schemamodul som möjliggör stämpling i realtid samt schemaläggning på de anställda. Kostnaden för schemamodulen är 49 kr per anställd och månad. Läs mer om stämpling HÄR.

    • Om ni endast vill att de anställda ska rapportera sin tid via egenrapportering ska ni bocka i Egenrapportering. Vill ni att de anställda ska rapportera via tidrapporteringen ska ni bocka i Tidrapportering och Kontering. Kontering måste bockas i vid tidrapportering för att ni ska kunna lägga upp projekt.

  • Gå nu till Anställningsbilden och fliken Personuppgifter. Säkerställ att den anställde har en e-postadress samt lösenord, detta för att denne ska kunna logga in på MaxPA och tidrapportera. Om den anställde inte har ett lösenord klickar ni på knappen Generera och skicka lösenord, då kommer den anställde få ett mail med instruktioner för att skapa ett lösenord. Bocka sedan i rutan Egenrapportör och klicka på Spara. Rutan egenrapportör är endast synlig om den anställde har en e-postadress registrerad. Upprepa detta på alla anställda som ni vill ska kunna tidrapportera.


    • Inställningar - definera vad de anställda ska kunna rapportera

    I detta steg går vi igenom hur ni definerar vilka lönehändelser de anställda ska kunna rapportera. I standardläget kan de anställda endast rapportera ett begränsat antal lönehändelser i egen- samt tidrapporteringen, därför ska vi nu gå igenom hur ni som administratör ska göra om ni vill lägga till fler lönehändelser. Observera att alla lönehändelser såsom utlägg och milersättning endast är tillängliga för egenrapportering i händelsebilden.

    För att lägga till lönehändelser era anställda ska kunna rapportera ska ni följa nedanstående steg.

  • Gå till Inställningar > Händelser under rubiken Lön

  • Sök fram lönehändelsen ni vill att de anställda ska kunna rapportera i sökrutan,ni kan även scrolla tills ni hittar rätt lönehändelse, klicka sedan på lönehändelsen.

  • Bocka i Tidrapport samt Egenrapportering om den inte är ibockad, klicka sedan på Spara. Upprepa detta på alla lönehändelser som de anställda ska kunna rapportera.


    • Debitering

    Att använda sig av olika debiteringar förenklar vardagen om man arbetar i olika projekt eller om man utför olika arbeten ute hos kund. När kontering är aktiverat under Tillägg kan ni som administratör lägga upp olika debiteringar (projekt) som de anställda kan rapportera på. Rapportera med debiteringar fungerar både i Händelsebilden samt under Tidsrapporteringsvyn. Gemensamt för båda vyerna är att man i rullisten Debitering väljer det projekt man vill tidrapportera på.

    För att kommunikation med omgivande system skall fungera bör man använda de standardiserade dimensionsnummren, projekt som vi nu ska gå igenom har t.ex nummer sex (6).

    Inställningar - Debitering

  • Gå till Inställningar och klicka sedan på Dimensioner under rubriken Ekonomi.

  • Vid rutan Namn fyller ni i Projekt och vid NR fyller ni siffran 6. För att projektet ska kunna användas som en debitering i tidrapporteringen behöver ni även bocka i Debitering samt klicka i Debiteringar vid texten Rapportering, se bild nedan.

  • Nästa steg är att definera vilka möjliga debiteringar (projekt) som skall finnas tillgängliga för rapportörerna. För att göra detta går ni till Inställningar och klickar sedan på Debitering under rubriken Ekonomi.

  • Under rubriken Projekt ger ni debiteringen en kod, exempelvis en siffra eller bokstav. Under rubiken Beskrivningen fyller ni i projektets namn, det är detta namn som de anställda kommer se när de rapporterar sin tid. Klicka sedan på Spara


    • Rapportering

    När det är dags för de anställda att tidrapportera loggar de in på MaxPA med sina egna inloggningsuppgifter. I toppmenyn kan de anställda välja att rapportera antingen genom att klicka på Händelser eller Tidrapport, beroende på vilka val som är tillgängliga utefter företagets inställningar. Som vi gick igenom i 'inställningar - tidrapportering', kan ni som administratör välja vilka lönehändelser som ska synas i vyerna Tidrapport och Egenrapportering.


    Rapportering - egenrapportering

    För att förenkla rapporteringen finns alla lönehändelserna sorterade utifrån typ av händelse under knapparna Närvaro, Frånvaro och Ersättningar. Exemplet nedan visar hur en timavlönad ska rapportera sina arbetade timmar.

  • Klicka på Händelser i toppmenyn.

  • Klicka på knappen Närvaro och välj Timlön.

  • Fyll i datum under Tidsperiod samt antal arbetade timmar under Antal. Under Fritext kan de anställda fylla i information gällande arbetsdagen. Klicka sedan på Spara

    Rapportering - tidrapportering

  • Klicka på Tidrapport i toppmenyn. I detta läge kan de anställda välja att antingen rapportera i en dagsvy eller veckovy.

  • I dagsvyn:Fyll i arbetade timmar i rutan vid Timlön. Vid frånvarorapportering väljer ni vilken typ av frånvaro det rör sig om i rullisten.

  • I veckovyn: Denna vy ger en mer översiktig bild för tidrapporteringen. Fyll i antal arbetade timmar och/eller frånvaro klicka sedan på Spara.

    Rapportering - projekt (debitering)

    Att rapportera på projekt är möjligt både under Tidrapportering och i Händelsebilden. Oavsett vilken bild de anställda rapporterar i väljs projekt i rullisten Debitering. Dagsvyn är att föredra om de anställda förutom att rapportera timmar även behöver fylla i anteckningar för det utförda arbetet. Innan det rapporterade underlaget resulterar i lön behöver ni som administratör godkänna rapporteringen under Attest i toppmenyn