Schemamodulen

Att låta de anställda själva rapportera sin arbetade tid är ett smidigt sätt att underlätta löneadministrationen. I detta avsnitt kommer vi på ett enkelt sätt guida er hur schemaläggning och stämpling fungerar i MaxPA

Aktivering av schemamodul

För att de anställda ska kunna stämpla i realtid krävs det att ni aktiverar schemamodulen, som även möjliggör schemalägging på de anställda. Kostnaden för schemamodulen är 49 kr per anställd och månad.

Gå till Inställningar > Tillägg, bocka i Schema, Tidrapport, Egenrapportering samt Kontering, klicka sedan på Spara. Dessa val möjliggör även att de anställda kan rapportera sin tid i Tidrapporteringsbilden och rapportera på olika projekt.

Gå nu till Anställningsbilden och fliken Personuppgifter. Säkerställ att den anställde har en e-postadress samt lösenord, detta för att denne ska kunna logga in på MaxPA och tidrapportera. Om den anställde inte har ett lösenord klickar ni på knappen Generera och skicka lösenord, då kommer den anställde få ett mail med instruktioner för att skapa ett lösenord. Bocka sedan i rutan Egenrapportör och klicka på Spara. Rutan egenrapportör är endast synlig om den anställde har en e-postadress registrerad. Upprepa detta på alla anställda som ni vill ska kunna tidrapportera.

Inställningar - stämpling

För att stämpla i realtid krävs några ytterligare inställningar än grundinställningarna för egenrapportering.

Gå till Inställningar > Tidsinställningar under rubriken Tid. I denna bild väljer ni inställningarna för stämplingen, exempelvis om de anställda ska kunna stämpla frånvaro, övertid eller göra debiteringbyten. Ni kan även styra huruvida de anställda ska kunna stämpla fler raster än lunch eller om lunchrasten sker per automatik. Om ni har en fysiskt stämpelklocka fyller ni dess position vid rubriken Stämpelklocka, kontakta support vid frågor kring fysisk stämpelklocka.

Gå nu till Anställningsbilden och fliken Tidsinställningar. Bocka i Webb/stämpling (Stämpelklocka vid fysisk stämpelklocka) för att aktivera stämpling på den anställde, klicka på Spara. Efter att ni klickat på spara dyker valet Stämplingspåverkan upp, här definerar ni hur stämplingen ska påverka löneunderlaget, klicka HÄR för en utförligare beskrivning om de olika valen. I denna bild kan ni även bestämma om den anställde ska ha möjlighet att manuellt ändra klockslaget i stämplingsbilden. Har ni lagt in ett schema på den anställde och ert avtal har ett regelverk kring OB bockar ni i OB-från schema, tänk på att den anställde då behöver ha ett schema för att OB-tillägg ska kunna genereras..

Schema

Förutom möjligheten att låta de anställda stämpla i realtid utgör schemamodulen ett komplett schemaläggningssystem. Genom att lägga schema på de anställda möjliggörs automatiskt beräkning av OB-tillägg, flextidsberäkning, personalliggare men även bemanningsplanering. Det spelar ingen roll om ert företag har skiftgång eller raka veckor, i MaxPA kan ni skapa scheman utifrån era behov och sedan koppla dessa till flera anställda. I detta avsnitt kommer vi gå igenom hur ni på ett enkelt sätt schemalägger i MaxPA.

Schematurer

För att underlätta och förenkla schemaläggningen på era anställda kan man använda sig av Schematurer, där skapar ni arbetspass som ni sedan kan applicera i Schemamallar. Detta underlättar arbetsgången om era anställda har ett varierande schema då ni slipper fylla i klockslag för varje dag ni lägger ett schema. För att skapa en schematur går ni till Inställningar > Schematurer, fyll i en Kod som kännetecknar schematuren (max två tecken) samt vilka tider som gäller för för arbetspasset, klicka sedan på Spara.

Schemamallar

För att skapa en schemamall går ni till Inställningar > Schema, klicka sedan på Ny. Fyll i ett namn som beskriver schemat och klicka på Spara. För att lägga till arbetspass klickar ni på rutorna under respektive dag, då dyker rutan Arbetspass upp (se bild nedan), om ni lagt in Schematurer klickar ni på Tur och väljer ett arbetspass, fyll annars i tider för arbetspasset manuellt, glöm inte att Spara. Upprepa detta på alla dagar som ska ha ett arbetspass.

Schemamallar är ypperligt att använda vid scheman som sträcker sig över flera veckor, som t.ex vid skiftgång. Eftersom en ny vecka automatiskt dyker upp efter att ni sparat ett veckoschema, kan ni enkelt skapa en schemamall med det antal veckor som passar er.

Registrera schema på de anställda

Det finns tre olika alternativ att registera schema på de anställda, i nedanståede text kommer vi gå igenom dessa.

Repeterande schema

Detta alternativ passar bra om ni har enstaka anställda som ska ha ett schema eller om de anställda går på ett rullande schema. För att skapa ett repeterande schema går ni till Schema i anställningsbilden, fyll sedan i start- slutdatum, start- sluttid samt längd och starttid för lunch, markera slutligen vilka dagar som ska ha detta arbetspass. Under Veckor väljer ni hur schemat ska upprepas där 1 motsvarar varje vecka, 2 varannan vecka och 3 var tredje vecka osv.

Om ni lägger ett schema (som exemplet nedan) med olika arbetspass under en och samma vecka ska ni välja 1 under Veckor för att arbetspassen ska hamna på samma vecka.

Kom ihåg! För att kunna skapa ett till/nytt schema så måste ni spara det tidigare.

Tips! För att säkerställa att schemat blivit korrekt inlagt klickar ni på Kalender i sidomenyn.

Schemamallar

För att registrera en Schemamall (skapat i Schemamallar) går ni till Schema till anställningsbilden. Välj ett start- och slutdatum och välj sedan vilken schemamall ni vill applicera i rullisten under Schema. Vid scheman som innehåller fler än 1 vecka kan ni under Startvecka välja vilken vecka schemat ska starta på.

Enstaka arbetspass

Ibland kan man behöva lägga in enstaka arbetspass på de anställda.
Om ni använder er av Schemamodulen klickar ni på Schema i toppmenyn för att komma till kalendervyn. Klicka i rutan på datumet ni vill registrera ett arbetspass på, i rutan som dyker upp väljer ni Anställd i rullisten där det står Vakant, välj sedan en Tur i rullgardinen eller fyll manuellt i tiderna för arbetspasset. Glöm inte att Spara.

Ett annat sätt att lägga in enstaka pass är att gå direkt via Kalender i anställningsbilden. Klicka i rutan på datumet ni vill registrera ett arbetspass på, välj sedan en Tur i rullgardinen eller fyll manuellt i tiderna för arbetspasset. Glöm inte att Spara.

Tips! Detta alternativ fungerar även om ni inte använder er av Schemamodulen.