MaxPA's logo

    Periodavslut


    I detta avsnitt kommer vi på ett enkelt sätt gå igenom hur ni avslutar en lönekörning i MaxPA.

    Checklistan

    När månadens lönekörning är klar är det dags att knyta ihop säcken och göra ett periodavslut. För att göra detta klickar ni på Period i toppmenyn, ni kommer då till Checklistan. Checklistan är utformad så att ni steg för steg utför de aktiviteter som behövs för periodavslutet. Till er hjälp har ni Förfallodatum som visar er när respektive steg senast behöver utföras. Under rubriken Utfört kommer ni sedan se när steget utfördes.

    Lönespecar och fastställande

  • Klicka på Lönespecar i Checklistan, innan ni fastställer lönekörningen och skickar lönespecarna till de anställda är det bra att göra en extra kontroll att lönerna är korrekta. Genom att klicka på de anställdas namn kommer ni se vilka lönehändelser som är registrerade, ni kan även klicka på de "tre prickarna" för att se lönespecen som en PDF. Om lönespecarna är korrekta klickar ni på knappen på den blå knappen Fastställ uppe i högra hörnet för att stänga lönekörningen. Skulle ni behöva öppna lönekörningen igen klickar på Datum i checklistans toppmeny och sedan på knappen Öppna. Kom ihåg att det endast går att öppna den senaste lönekörningen.

  • När det är dags att skicka lönespecarna klickar ni på knappen Skicka lönespecar, de anställda kommer då få ett mail om att de kan logga in på MaxPA för att se sin nya lönespec. Om de anställda inte innehar en e-postadress kan ni klicka på länken Lönespecar till anställda utan epost.

    • Utbetalning

    Detta steg används främst om ni vill använda er av Bank-fil för löneutbetalningarna. För att aktivera bank-fil går ni till Inställningar > Kontonr mm, fyll i uppgifterna under avsnittet Bank och klicka sedan på Spara. Det kommer nu finnas klickbara länkar (se markering på bilden) för att ladda ner Bank-filen. Genom att klicka på Utbetalningsrapport får ni en utskriftsvänlig sammanställning av utbetalningsunderlaget samt beloppet som ska betalas in till Skatteverket.


    Arbetsgivardeklaration

    I fliken Arbetsgivardeklaration får ni en fullständig sammanställning över hur mycket skatt samt arbetsgivaravgift som ska betalas samt vilket datum deklarationen samt när betalningen senast ska vara Skatteverket tillhanda.

  • Det smidigaste sättet att skicka in arbetsgivardeklarationen till Skatteverket är att klicka på knappen Lämna in Då skickas arbetsgivardeklarationen direkt till Skatteverket. Efter att ni klickat på lämna in, dyker det upp två nya knappar, Godkänn och Visa kontrollresultat. Eftersom Skatteverket inte utför alla kontroller omedelbart vid inlämning kan ni genom att trycka på Visa kontrollresultat kontrollera att inlämningen gick bra. Klicka sedan på knappen Godkänn för att godkänna den inlämnade deklarationen. Ni kommer nu slussas direkt till Skatteverkets hemsida via en djuplänk, där ni godkänner deklarationen med hjälp av BankID.

  • Ni kan även klicka på knappen Ladda ner för att ladda ner arbetsgivardeklarationen som en XML-fil på er dator, för sedan att ladda upp den på Skatteverkets hemsida.

    • Bokföring

    Sista steget i checklistan är att skicka bokföringsordern till ekonomisystemet. Beroende på vilka val ni gjort under Inställningar > Bokföring kommer det antingen finnas en verifikation för löneutbetalningen eller två där den andra innefattar skattebeslutet (arbetsgivardeklarationen). Det är även under dessa inställningar ni via API kopplar ihop ert ekonomisystem med MaxPA för att korrekta bokföringskonton ska appliceras på löneunderlaget. MaxPA har en integration med Speedledger, Fortnox, 24SevenOffice och Acconomy vilket möjliggör automatiskt export av bokföringen till ekonomisystemet via en knapptryckning. OBS, om ni är Speedledgerkund och har Swedbank som bank är export av bokföringen via en knapptryckning i nuläget ej tillgängligt.

    Bokföringsordern kan även laddas ner i filformat genom att ni klickar på knappen SIE-export, filen kan sedan importeras till ekonomisystemet.

    Tips, genom att bocka i Visa på personnivå kan ni se bokföringsrader per anställd.


    Ny period

    När det är dags för att öppna en ny lönekörning klickar ni på den stora blåa knappen Ny Period uppe i högra hörnet eller knappen under checklistan.